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外贸业务管理系统

2010-11-30   点击:18080

我们公司成立于2003年。专门从事外贸软件的研发和外贸领域的管理咨询。在这十年中我们服务过2000多家外贸进出口企业。积累起了丰富的外贸行业管理经验. 我们坚信远通G/3是外贸行业必备的管理工具。尤其是接单前期的销售团队的管控.里面很多功能能使您为之眼前一亮。并且能够为你们公司建立起一套科学的、实用的、软件管理平台。为您的外贸做强做大打下坚实基础。

好易通的作用主要分为两大部分 一、前端开发  二、订单处理

 

一、前端开发

 

Ø  设计思路:

 对老板:经营好营销团队,最大程度开发利用好客户资源、业务员。

对业务员:轻松便捷的处理外贸日常事务,接更多的订单。

 

Ø  2、包括主要6大功能

1、企业公文 2、客户管理 3、邮件管理

 

4、样品管理 5、快递管理 6、快速报价

                             

 

 

 

 

 

使用前

使用后

1

 

客户资料无序散乱

客户资料分散在业务员各自的名片夹、邮件、SKYPE等工具上,老板难以把握;员工流动时客户信息全部流失

客户资料库统一管理

客户资料集中管控,客户信息的调配、分管、移交都非常方便,客户信息安全性大大提高

2

 

工作检查不便

业务员根据各自喜好处理邮件,领导查阅不便,管理方式不合理,严重影响员工积极性

业务员+客户方式查看往来邮件

结合20年老外贸经验,按业务员+客户方式查看邮件,全程俯瞰业务员与客户邮件往来状况

3

 

工作细节无法把控,效率低下

每天业务员在电脑面前貌似很忙,但缺乏一个客观公正的工作检查机制

每天邮件处理状况一目了然

按每天、每周、每月或一段时间内共收到邮件数、发送邮件数、删除邮件数,动态掌握邮件处理状况

4

 

缺乏管控、错漏百出

新业务员只是从书本上学习了些皮毛,根本不懂如何处理客户邮件,还是需要把关指导

邮件审核、轻松驾驭

好易通邮件审核功能,能轻松把关新业务员邮件,以老员工带新员工方式平滑顺利建立营销团队

5

 

资源浪费,缺乏订单

公司花巨资获得的客户资源,许多员工草草一封邮件了事,还老抱怨公司没有客户资源

合理利用客户资源,高效捕获订单机会

好易通中可以对30天未联系客户自动提醒,防止客户久未联系而流失的情况发生。

6

 

酒香也怕巷子深

当公司有好的新品出来时,无法快速的给客户图文推广,而传统群发的效果几乎为“0

有的放矢,精准营销

好易通群发技术,可以按客户分类、地区、等级、行业等方式一对一推广到每个潜在客户,

7

 

事情处理不及时,延误商机

商机稍纵即逝,传统邮件工具无法自动提醒员工待办事项,很多事情因延误而导致无果而终

自动追踪提醒,有条不紊

好易通自动提醒功能,像小秘书一样提醒使用者,令工作倍感轻松

8

 

随心所欲,杂乱无章

业务员都按各自的方式做报价单,报价单样式丑陋且效率低下,甚至会影响公司形象

统一规范,提升形象

好易通内置了10多种老外贸常用的精美报价单格式,图文并茂,让你的营销团队站在巨人的肩膀上

9

 

样品快件情况,无据可查

各种快递面单都手写,字迹潦草不易辨认,并且无法统计分析,会给客户一种小公司的感觉

样品收发情况,记录清晰

好易通内置国内外30多种快递面单格式,收到、发出的样品信息规范存档统计,且让客户倍感尊崇

10

 

样品资料凌乱

公司的样品资料凌乱的放在各个文档中,更新时无法统一更新,新添加产品时也是同理;给客户报价时又不方便,历史价格查询不便

样品资料库

统一管理公司的样品资料,在空闲之余轻松整理管理好样品,使得后续报价轻松快乐,一劳永逸

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

邮件管理

110年老外贸工作界面

Ø 邮件界面符合外贸行业工作方式,以业务员客户为中心设计,一眼就能看出业务员、客户邮件处理状况。如下图所示:

  

 

 

http://www.g3soft.com/upload/upload/20140509012559_1.jpg 

 

 

 

2、客户资料收集整理,绝不遗漏一个潜在客户

Ø 好易通设计理念就是收集客户开发客户,从而提升公司的接单率;当收到一份邮件时,系统会    自动检测该客户在客户档案库中是否存在,如果没有则以 标识,告诉用户该邮件的客户还未建档,鼠标轻松一点,系统自动提取邮件中的联系人名称和邮件地址,补全其他信息即完成客户的档案工作。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ø 

 

 

 

 

 

 

 

 


Ø 好易通还提供另外一种客户资料收集方式:选中一个邮件,系统自动扫描,只要该邮箱中有未建档客户,自动按邮件往来的频率排列,让用户处理:

1、潜在客户客户-------建档    2、垃圾邮件----------黑名单

 

 

 

 

 

3、高效利用客户资源、实现精准营销

Ø 很多公司会说收集很多潜在客户没什么意义,根本管不过来;“管不过来”这就是问题所在,但如果有一套系统的方法对潜在客户做精准营销,那效果就会完全不同;首先对客户按行业等级类型国家区域客户性质信用等级付款方式来源客户职位未联系天数等各种多维度定位客户群体,再针对性地发送客户感兴趣的产品、公司新开发产品,并定期对潜在客户进行邮件营销,如果这样做的话,相信很多的潜在客户会转换成下单客户。

Ø 客户生日、节假日,给客户一个轻轻一声慰问,让客户倍感亲切。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


4、快速图文报价、一对一方式推广

Ø 根据上面提到的客户筛选方式,接下来好易通可以快速调取样品库中的样品以精美图文方式插入到邮件正文当中,根据格式自动加入客户称呼,客户收到邮件时称呼是自己,感觉像是专门手工方式一对一发送,倍感亲切,因此大大提高接单率。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


5、合理分配客户资源、提高订单转换率

Ø 公司花巨资通过展会和电子商务平台获取的客户资源,分配给业务员后,往往只跟进过一次就遗忘掉了,造成客户资源的严重流失,系统可以自动把30天不主动联系的客户统一整理出来,管理层可以进行重新分配。

Ø 系统强制共享机制可以把“久未联系”的客户全部整理到公司“共享客户列表”中,让优秀的业务员可以随时获取更多的客户资源,帮公司获得更多的订单。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

 

 

 

 

 

 

 

6、大大方便员工办公、避免重要事项跟进不及时

Ø 业务员可以对重要邮件事项设定追踪提醒,系统会像小秘书一样提醒业务员,及时跟进事项,让业务员的工作更轻松愉快。

 

7、每日工作情况检查一清二楚

Ø 过程管理,细节决定成败,只有处理好每天的细节,管理层可以在好易通中对业务员每天的工作情况一清二楚,如每天邮件的收件数、发件数、回复数、未读数,删除数,管理层很清楚了解到每个业务员每天的工作量,帮助管理层更合理分配客户资源。

 

 

 

 

 

 

 

 


8、邮件审核、减少差错

Ø 新业务员只通过学校学到的一点皮毛,根本不懂得如何处理好客户的邮件;并且不懂如何把握价格,价格该高不高该低不低,审核方式可以让老业务员带动新业务员,让新业务员更容易成长,以更平滑的方式建立起公司的营销团队。

 

9、统计分析,帮助公司决策

Ø 强大的数据统计功能,以数字和图形化的方式对客户资源进行多角度的分析,如一段时间各类型客户建档信息、客户来源信息、业务市场的分布情况等。

Ø 提供的数据可以帮助决策层分析业务员的工作能力、广告费用的投入方向、业务市场的开拓力度等。

 

 

 

 

10、业务移交、安全快捷

Ø 人员流动大已是无法规避的事实,如何做好人员流动时的业务交接,转移工作就变得尤为重要,好易通系统中客户资源的集中管控、调配、分管、移交都非常简单,只需轻轻一点就可以把客户的资料、邮件全部移交到其他业务员手中,便捷实现业务的交接。

Ø 系统中的邮件信息都无法彻底删除,后台轻松一点,删除的资料一目了然,安全性大大提高。

 

更多实用功能

Ø 全文检索:系统独有穿透性的全文检索功能,无论邮件数量多少,只需一个关键词就可以快速检索出想要的邮件;

Ø 拼写检查:系统自带英文字库,对拼写错误的单词,下面以红色波浪标识;

Ø 内部转发:如果有急需处理的邮件而又没时间处理时,可以转发给同事帮忙处理,并发送出去,不会懈怠客户;

Ø 邮件黑名单:针对广告邮件或垃圾邮件进行黑名单管理,系统不会直接拒收,而是收取到垃圾箱中,等待用户进一步确认,防止出错;

Ø 邮件备注:可以针对不同的邮件设定不同的批注信息,并且可以对主题进行修改,方便查找;

Ø 邮件导入:可以对常用的邮件工具中的邮件快速导入到系统中,如:FOXMAILOUTLOOK等;

 

 

 

 

 

 

 

 

样品管理

1、界面友好,自由选择

Ø 好易通界面极具人性,提供文字和图文两种浏览模式,使用者可以根据需要自由切换浏览模式;

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Ø 当日积月累的样品资源库日益庞大时,采用传统的单面浏览模式就会导致软件速度非常缓慢;而好易通采用当前先进的分页浏览模式,无论公司样品数量多大,都不会影响用户浏览速度;

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Ø 类别列表采用左侧树型结构的方式,大大节省使用者对产品新增、编辑的时间;

Ø 可以根据需要对产品进行分级管理,分别为大、中、小类,每级类别都有各自的编号;

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


2、统一编号,科学管理

Ø 样品货号结合类别编号自动生成(样品品货号=大类货号+中类编号+小类编号+产品流水号),不会导致样品重复编号,根据样品货号就能轻松认出是什么类型的产品。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


3、多维度查找,方便快捷

 

Ø 好易通采用先进的多维度查找方式,使用者可以根据货号、型号、名品、类别等20余种样品属性进行任意条件组合,快速定位所需样品。

 

 

 

 

 

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